Client Onboarding Portal

Una planta de prefabricados de hormigón en la provincia de Toledo necesitaba digitalizar el proceso de alta de nuevos clientes industriales. Hasta entonces, la incorporación se gestionaba mediante correos electrónicos y hojas de cálculo, lo que generaba retrasos en la comunicación de especificaciones técnicas de los áridos y errores en la dosificación inicial.

El objetivo era reducir el tiempo de onboarding de 5 días hábiles a menos de 24 horas, manteniendo la precisión en la captura de datos críticos: granulometría, humedad del material y capacidad de almacenamiento en silos.

Se diseñó un portal web con formularios dinámicos que guían al cliente en la introducción de parámetros de su instalación. El sistema valida en tiempo real la coherencia de los datos (por ejemplo, que la densidad aparente declarada esté dentro del rango esperado para el tipo de árido) y genera automáticamente una ficha técnica preliminar que el equipo de ingeniería revisa antes de la primera carga.

La implementación incluyó la integración con el sistema de gestión de pedidos existente y la creación de un panel de seguimiento para el equipo comercial. Se realizaron pruebas con tres clientes piloto durante dos meses, ajustando los campos del formulario según las preguntas recurrentes que surgían en las llamadas de soporte.

• Reducción del tiempo de onboarding de 5 días a 18 horas en promedio.
• Disminución del 40% en consultas aclaratorias por especificaciones incompletas.
• Adopción completa por parte de los tres clientes piloto tras el período de prueba.
• Integración directa con el módulo de dosificación gravimétrica para evitar errores de transcripción.

El portal se desplegó en un entorno seguro con autenticación de dos factores, dado que los datos de los clientes incluyen información sensible sobre sus procesos productivos. El mantenimiento posterior se limitó a actualizaciones menores en los rangos de validación de los campos, según la experiencia acumulada con los primeros 20 clientes incorporados.